逐一落实完毕后（或同时），编制接待《确认书》，加盖确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。

编制团队《概算单》。注明现付费用、用处。

编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取筹划及附件。附件包括：名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪伴报告书》、游客（全陪）填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。

填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社，催收。

团队行程停止，通知导游员凭《招待方案》《陪同报告书》《质量反馈单》以及原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员具体审核导游填写的《陪伴报告书》，以此为据填制该《团用度小结单》及《决算单》，交部分经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。

部分将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中，以便核对。

收拾该团的原始材料，每月底将该月团队材料登记存档，以备查询。

计调人员在讲话和接电话时应客气、礼貌、谦虚、简洁、利索、大方、善解人意、体贴对方，养成使用“多关照”、“马上办”、“请放心”、“多合作”等“谦词”的习惯，给人亲密无间，春风拂面之感。每个电话，每个确认，每个报价，每个说明都要充满感情，以体现你合作的诚意，表达你作业的信心，显示你准备的实力。

计调人员一定要细致地阅读对方发来的接待计划，重点是人数、用房数，有否自然单间，小孩是否占床；抵达大交通的准确时间和抵达口岸，核查中发现问题及时通知对方，迅速进行更改。

此外，还要看看人员中有否少数民族，或宗教信徒，饮食上有无特殊要求，以便提前通知餐厅；如果发现有在本地过生日的游客，记得要送他一个生日蛋糕以表庆贺。如人数有增减，要及时进行车辆调换。条理化是规范化的核心，是标准化的前奏曲，是程序化的基础。

旅行社的计调，就是旅行社的生产调度，那个团队该走了，那个团队该订票了，那个团对该返程了等等，旅行社里的旅游团队活动都应该胸中有数。计调人员的任务，按照公司要求，负责团队、散客的食、宿、行、游、购、娱的活动安排，并全部都落实到实处。

包括住宿几星酒店、用餐每天的标准、汽车、火车票和飞机票的落实、以及旅游的每一个景点的门票等都的落实，以保证旅游者能够顺利、安全地完成旅游活动。

旅行社的计调人员，必须具有较高的业务素质；必须特别熟悉旅游业务操作程序；必须能拿到最佳的旅游费用和价格；必须体现旅行社的全面细致的旅游活动；必须做到各项费用支出合理等等。旅行社的计调人员，一般都是从具有丰富的旅游经验的人员中挑选，能够面对和处理任何团队的事务。

1.计调员的两大核心·刘宝平工作室