关于档案一词，明朝以前还未见到，历代对档案的称谓也不尽相同。如商代称册、周代称中、秦代称典籍、汉魏以后称文书、文案、案牍、簿书等。根据现有史料，档案一词，最早见于清代康熙十九年（1680年）的《起居注》。

目前学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，现统一称作“档案”。

档案是直接形成的历史记录。